Privacy notice (guest support chat)
This guest support chat is operated by Portal CS（運営: 保田直人） ("we") on behalf of the accommodation that gave you the link ("the property"). We answer questions about your stay in place of the property.
What we collect
- The messages you send, and our replies (with Japanese translations).
- What you choose to enter: your name, room number and email address (all optional).
- The date and time of each message. Your IP address is used only temporarily to prevent abuse; it is not stored with your messages.
Why we use it
- To answer you, and to pass on to the property what it needs to handle your request (for example, a broken appliance).
- To email you when we reply, if you gave your email address.
- To make monthly statistics for the property (numbers only).
Who can see it
- The property (and its management company) can read the whole conversation at any time. Please do not send information you do not want the property to see.
- AI translation: your messages and our replies are translated by Anthropic, PBC (United States). This is a transfer of personal information to a company outside Japan; you agree to it when you start the chat. Anthropic processes the text to provide the translation for us.
- Our email delivery provider, when we send you a notice.
- We do not sell your information or use it for advertising. We disclose it to others only when required by law, or when needed to protect someone's life or safety.
How long we keep it
Conversations are deleted about 400 days after the last message. Encrypted backups are kept for up to 14 days.
Cookies
We use one essential cookie for each property to keep your chat open on your device (60 days). Your language choice is saved in your browser. We do not use tracking or advertising cookies.
Your rights and contact
To ask about, correct or delete your information, contact us at support-system@troubleadviser-jp.com (please tell us the property name and the date of your chat). You can also contact the property.
In an emergency, call 119 (ambulance / fire) or 110 (police).
個人情報の取り扱い（ゲストサポートのチャット）
このゲストサポートのチャットは、リンクを案内した宿泊施設（以下「宿」）から委託を受けて、Portal CS（運営: 保田直人）（以下「当方」）が運営しています。当方は、宿に代わって、ご滞在に関するお問い合わせに対応します。
取得する情報
- お客様が送ったメッセージと、当方の返信（日本語の訳を含む）
- お客様が入力した、お名前・部屋番号・メールアドレス（いずれも任意）
- 各メッセージの日時。IPアドレスは、不正な利用を防ぐために一時的に使うだけで、メッセージとともに保存はしません。
利用の目的
- お問い合わせへの回答と、ご依頼に宿が対応するために必要な内容を宿に伝えること（例: 設備の故障）
- メールアドレスを入力された場合の、返信のお知らせ
- 宿向けの月ごとの統計（件数のみ）の作成
情報を見られる人・提供先
- 宿（宿の管理会社を含む）は、会話の全文をいつでも閲覧できます。宿に見られたくない情報は送らないでください。
- AIによる翻訳: メッセージと返信は、Anthropic, PBC（アメリカ合衆国）の翻訳サービスで翻訳します。外国にある第三者への個人情報の提供にあたり、チャットの開始時に同意をいただいています。アメリカ合衆国の個人情報の保護に関する制度は、個人情報保護委員会のウェブサイトで確認できます。同社は、当方に翻訳を提供するために文章を処理します。
- 返信のお知らせを送るときの、メール配信の委託先
- 情報の販売や広告への利用はしません。法令に基づく場合や、人の生命・身体の保護のために必要な場合を除き、第三者に提供しません。
保管の期間
会話は、最後のメッセージから約400日で削除します。暗号化したバックアップは、最長14日間保管します。
Cookie
宿ごとに1つ、お使いの端末でチャットを続けるための必須の Cookie を使います（60日）。選んだ言語は、ブラウザに保存します。追跡や広告のための Cookie は使いません。
開示・訂正・削除のご請求、お問い合わせ
support-system@troubleadviser-jp.com までご連絡ください（宿の名前と、チャットの日付をお知らせください）。宿にご連絡いただくこともできます。
制定: 2026年11月